S’organiser : de la bonne idée au bon plan

un article de Skimy, scénographe et narrative designer chez Tumultes

J’ai participé, de loin ou de près, à l’organisation de beaucoup d’évènements : soirées privées, festivals de musique, conceptions d’expositions, clips musicaux, dans des cadres associatifs et d’autres professionnels. J’y ai fait de nombreuses rencontres et je suis très fier de certains projets. Mais, sans surprise, j’ai aussi eu ma part de mauvais moments…

Avec, en fil rouge, une circonstance récurrente : on tient une bonne idée, mais ça ne suffit pas. C’est sûr, participer à un concept alléchant est un moteur pour fédérer une équipe, mais cet emballement au concept a pu nous faire perdre de vue le b.a.-ba de nos besoins et mettre en péril le projet, ou pire, les membres participants à l’aventure.

Organiser une soirée, c’est avant tout accueillir des gens. Pour éviter à me retrouver à n’avoir fait que le bonus (une boule à facettes) au risque d’oublier la base (un système son), j’utilise des outils conceptuels pour cadrer mes projets et aider, moi ou mes clients, à faire la part entre désirs et besoins. Dans cet article, j’aborde le concept de la pyramide des besoins qui permet de faire la part du nécessaire, de ce qu’il est moins. Puis je parle du triangle du QCDA (Qualité, Coût, Délai et Attention portée au client) appelé aussi le triangle d’or, qui propose de créer un équilibre entre ces 3 premiers points (la qualité de rendu, le coût de production et les délais de production).

La pyramide des besoins

Chercheur et psychologue du travail, Abraham Maslow a développé, dans les années 40, une théorie de la motivation. Dans ce concept, un humain doit subvenir à ses besoins de base (respirer, boire, manger, etc.), il s’occupera de besoins moins primaires (avoir des amis, écrire de la poésie, etc.) seulement lorsqu’une partie suffisante de ses besoins primaires seront comblés.

La pyramide se structure telle que :

à la base de la pyramide, les besoins physiologiques (respirer, boire, s’alimenter, dormir…) ;
au-dessus, les besoins de sécurité (un environnement stable et prévisible, sans anxiété ni crise) ;
au 3ᵉ étage, les besoins d’appartenance et d’amour (l’affection des autres) ;
au 4ᵉ, les besoins d’estime (confiance et respect de soi, reconnaissance et appréciation des autres) ;
et enfin, en haut, le besoin d’accomplissement de soi.

Pour utiliser cette théorie, il faut comprendre qu’il n’y a pas besoin de remplir à 100% un étage pour passer à l’étage supérieur. Maslow notait une progressivité dans le passage d’un échelon à un autre « comme si le citoyen moyen était satisfait à 85 % dans ses besoins physiologiques, à 70 % dans ses besoins de sécurité, à 50 % dans ses besoins d’amour, à 40 % dans ses besoins d’estime, et à 10 % dans ses besoins de réalisations. » Il remarquait ensuite une seconde progressivité dans l’apparition de l’échelon suivant : « Comme pour le concept d’émergence d’un nouveau besoin après satisfaction d’un besoin primaire, l’émergence n’est pas un phénomène soudain, mais plutôt une émergence lente et graduelle à partir du néant. Par exemple, si le besoin primaire A est seulement satisfait à 10 %, alors le besoin B ne sera pas visible du tout. Pourtant, si le besoin A est satisfait à 25 %, le besoin B peut apparaître à 5 %, si le besoin A est satisfait à 75 % le besoin B peut apparaître complètement et ainsi de suite. »

On pourrait aussi dessiner cette suite de besoins sous la forme suivante :

C’est une illustration efficace pour représenter le concept, mais je vais garder la pyramide et la métaphore des blocs : il nous faut une base solide pour éviter que notre projet s’effondre.

La pyramide de l’organisation

Prenons comme exemple, Lola, qui pour ses 18 ans organise son anniversaire : elle a l’ambition de faire une grosse fête.

Quels sont les besoins qui vont permettre à l’évènement d’avoir lieu ?

À la base de la pyramide, on trouve le lieu : une maison pour être à l’abri, des toilettes, de l’électricité, du chauffage, de l’eau potable, une cuisine ;

On pourrait s’arrêter là. Les gens amèneraient des bouteilles, ça serait une soirée simple. Mais Lola veut faire mieux :

une équipe pour faire les courses (gobelets, boissons, nourriture, etc.), une équipe pour installer (ménage, déplacer des meubles, poser des nappes, brancher une sono) ;
des amis qui acceptent de rester sur place pour ranger le lendemain ;
les animations bonus : une playlist, un gâteau d’anniversaire, des plus grosses enceintes, une machine à fumée et des lumières ;
la bonne idée : un karaoké

Pour Lola, c’est une évidence, c’est la présence de la bonne idée qui va marquer les esprits et rendre son anniversaire inoubliable. Lola va donc passer beaucoup de temps (et d’énergie) à concrétiser son karaoké au risque d’oublier des éléments de base de notre pyramide. Ce n’est pas toujours grave, peut-être qu’il n’y aura pas suffisamment de buffet ou de gobelet, cela ne devrait pas trop se ressentir sur l’ambiance générale. Mais un cumul de manquements (trop froid, pas de PQ, etc.) et le karaoké ne suffira pas à éviter le drame d’une mauvaise soirée.

Manquements et conséquences

Ce qui compose nos premiers étages peut être en partie des évidences (avoir de l’électricité), ou moins connu de l’organisatrice débutante (ne pas laisser le ballon d’eau chaude en mode économique, provisionner suffisamment de papier toilette, etc.). Ces oublis, ce sont les premières briques manquantes dans l’édification de notre évènement au risque de voir s’écrouler l’ensemble. Nombreuses de mes galères vécues auraient pu être très simplement évité si on y avait réfléchi : l’ordinateur qui fait une mise à jour pendant la soirée, la playlist qui est sur internet dans une zone où l’on ne capte pas, une installation électrique trop faible pour cumuler le chauffage et la cuisine, une maison d’été qui n’est pas équipée en chauffage l’hiver…

Pour Lola, si le lieu manque de chauffage, ses invités s’emmitoufleront dans des plaids et rigoleront d’avoir dû faire du vin chaud en septembre. Mais dans des projets plus ambitieux (professionnels ou non) les conséquences peuvent être bien plus dures à assumer.

De mon expérience, ces oublis sont en général compensés par une surcharge de travail (et des achats non prévus) et créent des conflits interpersonnels entre les membres de l’équipe d’organisation. On perd de l’argent, du temps et on arrive même plus à se désengager du processus. C’est le meilleur moyen d’aller au burnout et/ou de briser des relations.

Savoir identifier ses bases

Chaque secteur possède des besoins spécifiques. Si j’en crois un ami à moi qui organise des soirées mémorables, les bases d’une bonne teuf sont : un lieu, des invités, de la musique. Et sans cette base, pas la peine d’aller plus loin. Il a même défini très précisément ces trois points :

un lieu : accessible, confortable, propre, ni trop petit, ni trop grand, etc. ;
les invités : en plus des amis, il a les membres qui vont assurer la bonne ambiance : ceux qui seront toujours sur la piste de danse, ceux qui font le show, etc. ;
la musique : qui permet de danser, agréable pour les puristes, accessible pour les néophytes…

Mon ami a identifié ce qui est sa base nécessaire (ses briques fondamentales) et les décors, les DJ, ou le buffet arriveront plus tard dans sa liste des priorités alors que ses soirées comportent plusieurs DJ, plusieurs buffets et beaucoup de décoration (ces soirées sont vraiment mémorables !). Son secret, c’est d’avoir une définition précise de chacune de ses briques et de s’assurer que celles-ci soient présentes avant de passer aux étages suivants.

Assurer la base, assurer son confort

Finalement, toute la difficulté va se trouver dans cette expertise que de savoir définir ses fameuses briques. Pour Lola, l’apprentissage va se faire d’anniversaire en anniversaire, pour mon ami, c’est l’expérience de 30 ans d’organisation qui le guide.

Dans le cadre professionnel (ou associatif) l’enjeu va se placer dans la compréhension par l’ensemble des parties de ce qui doit être priorisé. Dans le cadre d’une animation en entreprise, où place-t-on les ressources ? Dans le lieu ? Dans le repas ? Dans la sono ? Dans les animations ? Tout cela sera un jeu de balance, de choix de la part des organisateurs qui devront accepter de sécuriser une base avant de pouvoir s’offrir des effets Wahou.

Ces bonnes idées qui sont nos pires ennemies

Un effet Wahou, c’est un moment fort de votre évènement, c’est une particularité qui va s’imprimer dans le souvenir de vos invités. Et c’est souvent l’idée qui est à la base du projet, celle qui va donner une coloration particulière et rendre le moment unique. C’est donc une de ses briques qui se trouve en haut de la pyramide, à la fois non nécessaire au bon déroulement et tellement importante pour rendre le moment mémorable. Et tout le danger est là : il ne faut pas que nos ressources (en temps ou en argent) soient drainées par la brique du dessus au détriment des briques du dessous.

Gérer son projet : le QCD (Qualité – Coût – Délai)

Quand on commence à remplir sa pyramide des besoins, on en vient à devoir équilibrer ses ressources (et pas que financières). Moi, j’utilise le triangle Qualité Coût Délai :

Ai-je envie d’une production de luxe ? Ai-je les moyens financiers ? Ai-je le temps ? Il s’agit d’une balance.

Au centre, le projet de nos rêves : une super-production réalisée dans des temps record et pour pas cher.

Autour, la dure réalité : réduisez les coûts et vous perdez en délai et/ou en qualité. Si vous voulez du rapide, vous allez augmenter votre budget et/ou baisser la qualité, etc.
Un ajustement entre vos contraintes, mais aussi vos préoccupations personnelles : dans quelle mesure êtes-vous prêt à sacrifier ce qui est important pour vous ? Quel est votre moteur d’action (ce qui vous fait plaisir) que vous ne voulez pas voir disparaître ?
Cette balance doit être discutée avec vos partenaires, pour que les différents intervenants soient alignés lors de l’exécution. Rien de pire qu’une incompréhension entre celles et ceux qui produisent et celles et ceux qui commandent. La confrontation entre les moyens et les ambitions dans un agenda donné va soulever les problématiques des uns et des autres et obliger des adaptations pour rendre réaliste et réalisable le projet.
En gestion de projet, on parle d’Attention portée au projet. C’est le 4ᵉ point du QCDA (ou objectif QCDA) : Qualité, Coût, Délai et Attention portée au client.

Dans notre exemple, quelle importance Lola met-elle à concrétiser son envie d’un karaoké ? Qu’est-ce qu’elle peut sacrifier et qu’est-ce qu’elle ne voudra pas sacrifier ?
Dans quelle mesure ses amies, qui viennent aider à l’organisation, connaissent-elles les envies et les besoins de Lola ? Et quelles sont les envies et les besoins de chacune des participantes à l’organisation ? Sont-elles compatibles ?
C’est à travers la discussion (l’attention portée au client) que l’on va faire émerger ce qui aurait pu devenir des zones de conflit.

Communiquer, encore et encore

L’organisation d’un évènement, c’est la synergie d’une multitude de partenaires qui s’engagent à la réalisation d’un même but. Discutons au début de nos collaborations pour avoir des définitions communes, puis recommençons à chaque fois que c’est nécessaires, rien n’est jamais gravé dans le marbre et personne ne devrait jamais être sacrifié sur l’autel du productivisme. On peut changer d’avis en cours de route, nos contraintes peuvent évoluer, nos envies aussi. À nous d’apprendre à communiquer, à se désengager quand c’est nécessaire. Mais surtout, à nous d’être pro-actif pour créer les bonnes conditions de notre environnement professionnel (ou associatif, mais en vrai, c’est pareil) et être heureux de participer à l’aventure.

un article de Skimy, scénographe et narrative designer chez Tumultes
(avec l’aide précieuse de Fx, directeur technique chez Tumultes), rédigé en novembre 2024

Des sources pour aller plus loin :

Abraham Harold Maslow (1908-1970) est un psychologue Américain humaniste, connu pour son explication de la motivation par la hiérarchie des besoins humains, souvent représentée par la suite sous la forme d’une pyramide.

Le QCDA (Objectif QCDA) est l’abréviation francophone des 4 préoccupations permanentes à considérer dans la gestion de projet et pour argumenter de la faisabilité d’un projet : Qualité, Coût, Délai et Attention portée au client.

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